Lập kế hoạch là xác định một kế hoạch hành động hoặc xác định phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất, nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Trong công việc hàng ngày, các cán bộ quản lý phải thường xuyên lập kế hoạch. Lập kế hoạch là chức năng cơ bản đầu tiên của quản lý và là công cụ quản lý của các nhà quản lý. Hiện nay trong thực tế các cán bộ quản lý y tế khi làm kế hoạch phải tính toán, cân nhắc để vừa thực hiện chỉ tiêu kế hoạch trên giao, vừa phải đưa vào những hoạt động nhằm giải quyết những vấn đề riêng của cộng đồng mình.

II. Lập kế hoạch là một quá trình:

1.      Xác định các vấn đề một cách có hệ thống.

2.      Đánh giá xem các vấn đề có đang tồn tại và việc giải quyết vấn đề là nhu cầu bức thiết ở mức độ nào.

3.      Nêu lên một cách rõ ràng, chính xác các mục đích và mục tiêu thiết thực và có thể thực hiện được nhằm cải thiện các vấn đề bức thiết đã nêu trên.

4.      Chọn ra một chiến lược tối ưu trong nhiều chiến lược can thiệp khác nhau để đạt được mục tiêu.

5.      Từ chiến lược đã lựa chọn, xây dựng một kế hoạch hành động thích hợp có bố trí đầy đủ các điều kiện bảo đảm về vật chất, nhân lực và tài chính, với sự phân công trách nhiệm và ấn định thời gian phải hoàn thành cho từng hoạt động.

III. Các bước lập kế hoạch:

1.      Phân thích tình hình hiện tại: Để đánh giá tình hình hiện tại, phải sử dụng các thông tin và chỉ số cần thiết cho việc phân tích, đánh giá. Các thông tin cần thu thập là thông tin về dân số, kinh tế, văn hóa, xã hội, môi trường, dịch vụ y tế, sức khỏe và bệnh tật. Thông tin có thể được thu thập qua sổ sách, quan sát, phỏng vấn….

2.      Xác định vấn đề sức khỏe, chọn vấn đề sức khỏe ưu tiên và phân tích nguyên nhân. Vấn đề sức khỏe cần được xác định bằng cách cho điểm dựa vào 4 tiêu chí đó là:

a.      Các chỉ số biểu hiện vấn đề sức khỏe vượt quá mức bình thường

b.      Cộng đồng đã biết tên vấn đề sức khỏe đó và đã có phản ứng rõ ràng

c.      Đã có dự kiến hành động của nhiều ban ngành đoàn thể

d.     Ngoài số cán bộ y tế, trong cộng đồng đã có một nhóm người khá thông thạo vấn đề đó.

Sau khi đã xác định được nhiều vấn đề sức khỏe, việc tiếp theo là phải xác định được vấn đề nào sẽ can thiệp trước, vấn đề nào sẽ can thiệp sau.

Việc xác định vấn đề sức khỏe ưu tiên cũng sẽ được cho điểm dựa trên các tiêu chí: Tầm cỡ của vấn đề, tính nghiêm trọng của vấn đề, khả năng khống chế vấn đề và sự quan tâm và hưởng ứng của cộng đồng.

Sau khi đã nêu và định lượng được vấn đề ưu tiên, sẽ phân tích tìm nguyên nhân và hậu quả của nó. Điều này hết sức quan trọng vì có xác định đúng nguyên nhân và loại bỏ được nguyên nhân thì giải pháp mới vững vàng được. Có nhiều kĩ thuật để tìm ra nguyên nhân, có thể sử dụng kĩ thuật Nhưng tại sao tìm ra nguyên nhân vấn đề.

3.      Xác định mục tiêu: Mục tiêu là kết quả mong muốn đạt được của một chương trình hoặc một hoạt động. Mục tiêu cần đạt được các tiêu chuẩn về tính đặc thù, đo lường được, phù hợp, thiết thực và có giới hạn về thời gian.

4.      Lựa chọn chiến lược: là con đường/cách tiếp cận đến “mục tiêu”. Để đạt được mục tiêu, có thể có nhiều phương án chiến lược mà các nhà kế hoạch và các nhóm chuyên môn phải tìm tòi và nêu ra cho hết, rồi từ những phương án đó mà chọn ra những phương án tối ưu để thực hiện.

5.      Cuối cùng là kế hoạch hoạt động: Cần liệt kê cụ thể rõ ràng những hoạt động cần làm, ai chịu trách nhiệm, nguồn lực hỗ trợ và kết quả mong muốn đạt được.