Qui trình = protocol. Protocol là những điều được qui định bắt buộc phải làm theo. Protocol thường được ban hành bởi chính phủ.
http://en.wikipedia.org/wiki/Protocol_(diplomacy)
Phác đồ = guideline. Guideline là những điều mà người ta khuyến khích nên làm theo và không bắt buộc. Guideline có thể được ban hành bởi chính phủ cũng như các tổ chức tư nhân.
http://en.wikipedia.org/wiki/Guideline

Để dễ dàng hiểu thì ta có thể tưởng tượng 1 cục nam châm có 2 cực: ép buộc và tự nguyện. Protocol sẽ gần cực ép buộc hơn và Guideline sẽ gần cực tự nguyện hơn.